Blog

Kort antwoord

Een energiecontract voor de gemeenschappelijke voorzieningen wordt namens de Vereniging van Eigenaren afgesloten door iemand die bevoegd is om de VvE te vertegenwoordigen.

Wie dat precies is, hangt af van de regels en afspraken binnen de VvE. Daarbij kunnen onder andere de splitsingsakte, het splitsingsreglement, de statuten, besluiten van de vergadering van eigenaars en eventuele volmachten of beheerovereenkomsten relevant zijn.

Een bestuurder of VvE-beheerder is daarom niet automatisch in iedere situatie zelfstandig bevoegd om elk energiecontract af te sluiten.

Wie is contractpartij bij een VvE energiecontract?

Bij een energiecontract voor de gemeenschappelijke voorzieningen is in beginsel de VvE de contractpartij.

Het contract kan bijvoorbeeld betrekking hebben op elektriciteit of gas voor:

• liften;
• algemene verlichting;
• ventilatie;
• parkeergarages;
• pompen;
• collectieve verwarmingsinstallaties;
• andere gemeenschappelijke voorzieningen.

Het contract wordt namens de vereniging ondertekend door degene die bevoegd is om de VvE te vertegenwoordigen.

Dat is iets anders dan de particuliere energiecontracten die appartementseigenaren eventueel zelf voor hun woning hebben.

Welke rol heeft het VvE-bestuur?

Het bestuur voert de besluiten van de VvE uit en vertegenwoordigt de vereniging binnen de bevoegdheden die daarvoor gelden.

Bij het afsluiten of verlengen van een energiecontract kan het bestuur daarom een belangrijke rol hebben.

Maar de precieze bevoegdheid van het bestuur hangt af van de regels die voor de betreffende VvE gelden.

Controleer daarom onder andere:

• de splitsingsakte;
• het toepasselijke splitsingsreglement;
• eventuele statuten;
• besluiten van de vergadering van eigenaars;
• interne afspraken of verleende volmachten.

Bij twijfel is het verstandig de vertegenwoordigingsbevoegdheid vast te stellen voordat een overeenkomst wordt ondertekend.

Moet de ALV toestemming geven voor een energiecontract?

Niet ieder energiecontract hoeft automatisch als afzonderlijk agendapunt aan de Algemene Ledenvergadering te worden voorgelegd.

Of een besluit van de vergadering nodig is, hangt af van de aard van de overeenkomst en de regels die binnen de VvE gelden.

Relevant kunnen bijvoorbeeld zijn:

• de omvang van de financiële verplichting;
• de looptijd van het contract;
• bestaande bevoegdheden van het bestuur;
• eerder genomen besluiten;
• de begroting;
• bepalingen in de splitsingsstukken;
• eventuele interne mandaten.

Bij een reguliere verlenging binnen bestaande kaders kan de situatie anders zijn dan bij een langdurige of afwijkende verplichting.

Er bestaat daarom geen eenvoudige regel dat ieder energiecontract altijd door de ALV moet worden goedgekeurd.

Mag de voorzitter het energiecontract tekenen?

Het feit dat iemand voorzitter van de VvE is, betekent niet automatisch dat die persoon ieder contract zelfstandig mag ondertekenen.

De voorzitter kan onderdeel zijn van het bestuur, maar de wijze waarop de VvE rechtsgeldig wordt vertegenwoordigd hangt af van de regels van de vereniging.

Het kan bijvoorbeeld zijn dat:

• één bestuurder bevoegd is;
• meerdere bestuurders gezamenlijk moeten handelen;
• een specifieke volmacht is afgegeven;
• een beheerder binnen een afgesproken mandaat mag handelen.

Controleer daarom de vertegenwoordigingsregels voordat een contract wordt ondertekend.

Mag een VvE-beheerder een energiecontract afsluiten?

Een professionele VvE-beheerder kan veel werkzaamheden namens een VvE uitvoeren, maar is niet alleen vanwege zijn rol als beheerder automatisch bevoegd om iedere overeenkomst namens de vereniging aan te gaan.

De bevoegdheden van de beheerder kunnen bijvoorbeeld zijn vastgelegd in:

• een beheerovereenkomst;
• een volmacht;
• een bestuursbesluit;
• een besluit van de vergadering van eigenaars.

Een beheerder kan in de praktijk ook een energie-inkooptraject voorbereiden zonder uiteindelijk zelf degene te zijn die het contract rechtsgeldig namens de VvE ondertekent.

Het onderscheid tussen het organiseren van de energie-inkoop en het juridisch aangaan van de overeenkomst is daarom belangrijk.

Wat als een VvE collectief energie inkoopt?

Bij collectieve energie-inkoop kan een externe partij het inkoopproces voor meerdere VvE’s organiseren.

Dat betekent niet automatisch dat deze partij zonder verdere afspraken alle energiecontracten namens de deelnemende VvE’s kan afsluiten.

Er moet duidelijk zijn:

• wie de energie-inkoop organiseert;
• wie aanbiedingen beoordeelt;
• wie namens de VvE een keuze mag maken;
• wie bevoegd is de overeenkomst aan te gaan;
• wie uiteindelijk contractpartij wordt.

Een collectief inkoopproces en de juridische vertegenwoordiging van de individuele VvE zijn dus twee verschillende zaken.

Lees ook: Collectieve energie-inkoop voor VvE’s

Waarom is vertegenwoordigingsbevoegdheid belangrijk?

Een energiecontract kan de VvE voor een bepaalde periode aan financiële verplichtingen binden.

Daarom moet duidelijk zijn dat degene die de overeenkomst aangaat daarvoor bevoegd is.

Dat is met name belangrijk bij:

• contracten met een langere looptijd;
• grote energievolumes;
• tussentijdse overstappen;
• afwijkende contractvoorwaarden;
• belangrijke wijzigingen in de energiesituatie.

Voor zowel de VvE als de energieleverancier is het wenselijk dat vooraf duidelijk is wie bevoegd is om de overeenkomst aan te gaan.

Welke documenten kunt u controleren?

Wanneer onduidelijk is wie namens de VvE mag handelen, kunnen verschillende documenten relevant zijn.

Splitsingsakte

De splitsingsakte bevat belangrijke juridische afspraken over het appartementencomplex en de VvE.

Splitsingsreglement

Hierin staan regels over onder andere het functioneren van de VvE, bestuur en vergadering.

Statuten

Voor zover afzonderlijke statutaire bepalingen van toepassing zijn, kunnen daarin regels over vertegenwoordiging en bevoegdheden staan.

Notulen en besluiten van de vergadering

De vergadering kan eerder besluiten hebben genomen over energie-inkoop, contracten of bevoegdheden van het bestuur.

Beheerovereenkomst

Wanneer een professionele VvE-beheerder werkzaamheden uitvoert, kan hierin zijn vastgelegd welke taken en bevoegdheden aan de beheerder zijn toegekend.

Volmacht

Een persoon of organisatie kan specifiek gemachtigd zijn om bepaalde handelingen namens de VvE te verrichten.

Wie beslist over vast, variabel of dynamisch?

Ook de keuze voor een bepaalde contractvorm moet worden gemaakt door of namens de VvE binnen de geldende bevoegdheden.

Daarbij kan het bestuur bijvoorbeeld verschillende mogelijkheden onderzoeken en vergelijken:

• vast energiecontract;
• variabel energiecontract;
• dynamisch energiecontract;
• verschillende looptijden;
• verschillende leveranciers.

Wie uiteindelijk het besluit mag nemen of uitvoeren, hangt opnieuw af van de bevoegdheidsverdeling binnen de betreffende VvE.

Lees ook: Vast of dynamisch energiecontract voor een VvE

Praktijkvoorbeeld

Een VvE heeft een energiecontract dat binnenkort afloopt.

De professionele beheerder verzamelt het energieverbruik en vraagt verschillende aanbiedingen op. Het bestuur beoordeelt vervolgens de mogelijkheden.

Een leverancier vraagt wie bevoegd is het nieuwe contract namens de VvE te accepteren.

Op dat moment is het onvoldoende om alleen vast te stellen wie het contact met de energieleverancier heeft onderhouden.

De VvE controleert daarom welke bevoegdheden het bestuur heeft en welke afspraken met de beheerder zijn gemaakt. Indien voor de gekozen overeenkomst aanvullende besluitvorming nodig is, wordt die eerst georganiseerd.

Pas daarna wordt het energiecontract namens de VvE aangegaan.

Veelgemaakte fouten bij het afsluiten van een energiecontract

Aannemen dat de voorzitter altijd zelfstandig mag tekenen

De functietitel alleen bepaalt niet welke vertegenwoordigingsregels gelden.

De rol van de beheerder verwarren met beslissingsbevoegdheid

Een beheerder kan het volledige inkoopproces begeleiden zonder automatisch bevoegd te zijn om iedere overeenkomst zelfstandig namens de VvE aan te gaan.

Alleen naar de energieprijs kijken

Voordat een aantrekkelijk aanbod wordt geaccepteerd, moet ook duidelijk zijn wie de VvE juridisch mag binden.

Te laat controleren wie bevoegd is

Wanneer pas vlak voor het verlopen van een aanbod naar de bevoegdheden wordt gekeken, kan onnodige tijdsdruk ontstaan.

Besluitvorming en ondertekening als hetzelfde zien

Degene die betrokken is bij de keuze voor een leverancier hoeft niet noodzakelijk dezelfde persoon te zijn die de overeenkomst namens de VvE mag ondertekenen.

Veelgestelde vragen over het afsluiten van een VvE energiecontract

Mag het bestuur een energiecontract afsluiten?

Dat kan binnen de bevoegdheden die voor het bestuur van de betreffende VvE gelden. Controleer daarvoor de relevante splitsingsstukken, besluiten en eventuele interne afspraken.

Moet een energiecontract altijd door de ALV worden goedgekeurd?

Niet noodzakelijk. Of een besluit van de vergadering nodig is, hangt af van de specifieke overeenkomst en de regels en bevoegdheden binnen de VvE.

Mag de voorzitter zelfstandig een energiecontract tekenen?

Niet automatisch. De wijze waarop de VvE wordt vertegenwoordigd moet worden gecontroleerd aan de hand van de regels die voor de betreffende vereniging gelden.

Mag een VvE-beheerder het energiecontract afsluiten?

Dat kan wanneer de beheerder daarvoor voldoende bevoegdheid of een passende volmacht heeft. Het uitvoeren van beheerwerkzaamheden alleen betekent niet automatisch dat de beheerder ieder contract namens de VvE mag aangaan.

Wie is uiteindelijk verantwoordelijk voor het energiecontract?

De VvE is de contractpartij wanneer de overeenkomst namens de vereniging wordt aangegaan. De interne verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden bepaald door de regels en afspraken binnen de VvE.

Energiecontract namens uw VvE afsluiten

Voordat een nieuw energiecontract wordt aangegaan, moeten niet alleen tarieven, looptijd en voorwaarden duidelijk zijn. Ook moet vaststaan wie bevoegd is om namens de VvE te handelen.

VvE Energie ondersteunt besturen en VvE-beheerders bij het beoordelen en inkopen van energiecontracten. De formele besluitvorming en vertegenwoordiging blijven daarbij afgestemd op de situatie en bevoegdheden binnen de betreffende VvE.

Lees ook:

• Wat is een VvE energiecontract?
• Hoe werkt een VvE energiecontract?
• Wanneer overstappen van energiecontract?
• Collectieve energie-inkoop voor VvE’s
• Energiecontract van een VvE verlengen
• Energiecontract van een VvE controleren