Met uw VvE ook verduurzamen?

“Adequaat, transparant en klantgericht”

In het kader van advies aan meerdere VvE's heeft constructief overleg plaatsgevonden met VvE Energie. VvE Energie stelt zich op als een professionele gesprekspartner waarbij wordt gestreefd naar een win-win situatie.

Dhr. Hansen (VvE Beheerder)

VP&A Vastgoedmanagement

Momenteel is de helpdesk gesloten, graag bellen wij u terug.

De voordelen

  • Bespaar op de energierekening
  • Verhoog het wooncomfort
  • Beter energielabel voor alle appartementen
  • Minder CO2 uitstoot

Stappenplan

Projectaanpak

Het project is in 5 fases opgedeeld. In de eerste fase wordt een Energie Prestatie Advies (EPA) rapport gepresenteerd aan de VvE, hierin staan de mogelijkheden om te verduurzamen. Deze fase is reeds afgerond door de VvE. In de tweede fase wordt het definitieve maatregelenpakket om te verduurzamen vastgesteld. Aan de hand van het vastgestelde maatregelenpakket worden alle financiële mogelijkheden (financiering, subsidie en eigen middelen) uitgewerkt in fase 3.

Wanneer de VvE door middel van de informatie uit fase 3 heeft besloten om de duurzame maatregelen uit te voeren, wordt in de vierde fase gestart met de aanvraag van de financiering en ondersteunt Groen Nederland de VvE in de basis met de start van het plan van eisen en de uitvraag van offertes. In de laatste fase wordt daadwerkelijk gestart met het uitvoeren van de maatregelen, Groen Nederland begeleidt de VvE en voert kwaliteitscontroles uit.

Per fase wordt besproken waarom deze fase van belang is, op welke manier (hoe) de fase uitgevoerd wordt en wat uiteindelijk bereikt moet worden na afronding van de fase. Het project is opgedeeld in 5 fases, we geven een nadere toelichting middels de eerder genoemde focus op het waarom, hoe en wat.

 

Fase 1 Quickscan

De eerste fase om te komen tot de besluitvorming heeft voornamelijk als doel om zoveel mogelijk leden van de VvE enthousiast te maken om daadwerkelijk te gaan verduurzamen. Hierbij is het van belang dat de VvE zich er van bewust is dat het proces van de besluitvorming en het daadwerkelijk gaan verduurzamen van het complex een intensief proces is dat veel tijd en energie van alle betrokkenen vraagt. In deze fase is het van groot belang dat de communicatie met en naar de VvE duidelijk en gestroomlijnd verloopt.

In deze voorbereidende fase zorgt Groen Nederland er voor dat de VvE achter de oriëntatie van energiebesparing en verduurzaming komt te staan.

Tijdens deze fase organiseert Groen Nederland onderstaande activiteiten om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk leden enthousiast worden om te verduurzamen middels bewustwording en inzicht.

1. Kennismaking:
we starten met een kennismaking met de initiatiefnemers. Tijdens dit gesprek wordt het intakeformulier dat de VvE heeft ingevuld nogmaals besproken om een goed beeld te krijgen van de VvE en de behoefte om te verduurzamen. Wanneer de grooteigenaar van het complex open staat voor een kennismaking in deze fase van het proces, wordt deze ingepland;

2. Communicatieplan:
met de aanwezige personen wordt besproken wat de meest ideale vorm van communicatie richting de bewoners en leden is, om de leden te informeren over het feit dat het proces om te verduurzamen gestart is (hierbij kan gedacht worden aan een maandelijkse mailing richting alle bewoners en leden, een projectplanning en informatie over het proces ophangen in de centrale hal(len));

3. Enquête:
er wordt een enquête (per post of per e-mail) verstuurd naar alle bewoners binnen de VvE om te inventariseren naar het wooncomfort en eventuele klachten;

4. Opname:
direct na de start van het project gaat een EPA-adviseur aan de slag met een bouwkundige verkenning van het complex. Hierbij wordt gekeken naar de bouwkundige en installatie technische staat van het complex;

5. Bespreking quickscan:
de bevindingen van de EPA-adviseur (quickscan) worden in eerste instantie met de initiatiefnemers besproken. Hierbij wordt gekeken of er voldoende aanknopingspunten zijn om verder te gaan met het proces. Uit deze quickscan komt ook naar voren of er achterstallig onderhoud is, dat direct in combinatie met duurzame maatregelen aangepakt moet worden;

6. Informatiebijeenkomst:
er wordt een informatiebijeenkomst voor alle leden georganiseerd, om de resultaten uit de quickscan te bespreken en iedereen te informeren over de mogelijkheden om te verduurzamen. De mogelijkheden om te verduurzamen worden verdeeld in maatregelen die op korte termijn (quick wins) en lange termijn genomen kunnen worden. Tijdens deze bijeenkomst worden de maatregelen aan de bewoners en leden gepresenteerd. De maatregelen met bijbehorende investeringen worden nog niet tot in detail uitgewerkt. Tijdens deze bijeenkomst wordt besloten of het maatregelenpakket verder wordt uitgewerkt;

7. Werkgroep:
tijdens deze bijeenkomst willen wij de aanwezige leden zoveel mogelijk bewust maken van de noodzaak om te verduurzamen. De bewoners wordt ook duidelijk gemaakt dat verduurzamen niet alleen bijdraagt aan een beter milieu, maar dat het ook het wooncomfort verhoogt en de uiteindelijke lasten verlaagt. Hierbij is het van belang dat men beseft dat wij dit niet alleen kunnen en dat hiervoor tijd en energie van alle leden nodig is. Groen Nederland gaat kijken of er met meerdere bewoners of leden een werkgroep gestart kan worden om op deze manier ook de betrokkenheid van de bewoners en leden te vergroten;

Door duidelijke en continue communicatie richting de bewoners en leden van de VvE, willen wij er voor zorgen dat zoveel mogelijk mensen enthousiast worden om te verduurzamen. Wij zijn van mening dat het van belang is dat wij zichtbaar en toegankelijk zijn voor iedereen.

Door het instellen van een werkgroep zijn bewoners nog meer betrokken bij het project om te verduurzamen en verwachten wij nog meer draagvlak te creëren onder alle bewoners en leden van de VvE.

 

Fase 2 Oriëntatie

De VvE heeft besloten om het project voort te zetten, nu is het van belang om specifieker onderzoek te doen naar de te nemen maatregelen aan de hand van de resultaten uit het EPA-rapport. Alleen wanneer alle maatregelen zijn onderzocht en in kaart zijn gebracht, kan de VvE een besluit nemen om verder te gaan met het project om te verduurzamen

In de oriënterende fase zorgt Groen Nederland er voor dat er inzicht komt in alle energieaspecten en worden energiebesparingsmogelijkheden verder uitgewerkt, zodat de VvE een besluit kan nemen over de te nemen maatregelen.

Tijdens deze fase worden de bouwkundige en technische maatregelen uitgewerkt. Tevens wordt een inschatting gemaakt van de financiële consequenties van de maatregelen.

1. Technisch onderzoek:
samen met een installatie technicus worden alle installaties van de VvE onderzocht. Hierbij wordt ook gekeken naar het onderhoud en de eventuele vervanging van de installatie, zoals deze is opgenomen in het meerjarenonderhoudsplan (MJOP);

2. Bouwkundige maatregelen:
de bouwkundige maatregelen om het complex te verduurzamen worden verder uitgewerkt. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de technische installaties;

3. Maatregelenpakket:
binnen de projectorganisatie worden de bouwkundige en installatie technische maatregelen verder zijn uitgewerkt en een maatregelenpakket vastgesteld. Bij het samenstellen van het maatregelenpakket wordt rekening gehouden met eventueel achterstallig onderhoud en gepland onderhoud uit het MJOP;

4. Financieringsmogelijkheden:
wanneer bekend is welke maatregelen genomen kunnen worden, wordt onderzocht wat de financieringsmogelijkheden zijn, welke subsidies er mogelijk beschikbaar zijn en of er eigen middelen zijn vanuit de VvE die ingezet kunnen worden om de maatregelen te realiseren;

5. Financiële consequenties:
de financiële investering voor de te nemen maatregelen, eventueel in combinatie met subsidie en eigen middelen, worden globaal doorgerekend naar de woonlasten/servicekosten van alle bewoners. Hierdoor ontstaat een beeld van de financiële consequenties voor alle bewoners. Uiteraard wordt ook rekening gehouden met de verminderde uitgaven aan elektriciteitsverbruik en stookkosten;

6. Overleg:
de te nemen maatregelen en financiële consequenties worden met het VvE bestuur/initiatiefnemers en de VvE beheerder besproken en in een rapportage aangeboden;

7. Informatiebijeenkomst:
het maatregelenpakket met bijbehorende inschatting van de financiële consequenties zoals besproken met alle betrokkenen, wordt tijdens een informatieavond gepresenteerd aan de VvE. Tijdens deze bijeenkomst is het van belang dat vastgesteld wordt welke maatregelen de VvE wil nemen. Indien uit de informatieavond niet duidelijk wordt of er een meerderheid is om het project voor het verduurzamen voort te zetten en welke maatregelen dit dan moeten zijn, kan besloten worden om een extra bijeenkomst te organiseren. Gedurende deze bijeenkomst moet een besluit genomen worden of het project wordt voortgezet of niet en welke maatregelen genomen dienen te worden;

In deze fase is het van belang dat de leden inzicht krijgen in de te nemen maatregelen (maatregelenpakket) om te verduurzamen. Op basis van het maatregelenpakket in combinatie met een inschatting van de investering en opbrengsten, kan de VvE een beslissing nemen om het project wel of niet voort te zetten.

Aan het eind van de tweede fase heeft de VvE besloten welke maatregelen daadwerkelijk uitgevoerd gaan worden op korte, midden en lange termijn.

 

Fase 3 Verdiepend onderzoek

Tijdens dit onderzoek worden de te nemen maatregelen met bijbehorende financiële consequenties verder uitgewerkt. In de oriënterende fase waren de genoemde bedragen globaal weergegeven. In deze fase worden alle investeringen en subsidies tot in detail uitgewerkt zodat aan het eind van deze fase een definitieve beslissing genomen kan worden voor het daadwerkelijk nemen van duurzame maatregelen voor het complex.

In deze fase worden de financiële consequenties van het voorgenomen maatregelenpakket definitief uitgewerkt.

1. Bouwkundige consequenties:
op basis van het vastgestelde maatregelenpakket worden de te nemen maatregelen verder uitgewerkt en onderzocht wat voor de bewoners de consequenties zijn wanneer de bouwkundige maatregelen doorgevoerd worden;

2. Financieringsmogelijkheden:
aan de hand van het vastgestelde maatregelen pakket wordt onderzocht welke financieringsmogelijkheden het beste geschikt zijn voor de te nemen maatregelen. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de mogelijkheid om geld te lenen, beschikbare subsidies voor de te nemen maatregelen en de eigen financiële positie van de VvE;

3. Liquiditeit en begroting:
aan de hand van de meest geschikte financieringsmogelijkheden wordt definitief berekend wat een financiering betekent voor de liquiditeits- en lange termijn begroting van de VvE. Tevens worden de subsidiemogelijkheden definitief berekend;

4. Woonlasten:
aan de hand van de voorgestelde financieringen wordt berekend wat dit betekent voor de woonlasten van alle bewoners;

5. Overleg:
de financiële consequenties van het vastgestelde maatregelenpakket worden met het VvE bestuur/initiatiefnemers en de VvE beheerder besproken en in een rapportage aangeboden;

6. Algemene ledenvergadering:
de financiële consequenties, zoals besproken met alle betrokkenen worden tijdens een ALV aan de VvE gepresenteerd. Tijdens deze ALV wordt aan alle leden van de VvE uitgelegd wat de financiële consequenties voor de leden en bewoners betekenen op korte en lange termijn. Tijdens deze bijeenkomst is het van belang dat alle leden een beslissing nemen of de vastgestelde maatregelen daadwerkelijk uitgevoerd gaan worden of niet. Indien uit deze ALV niet duidelijk wordt of er een meerderheid is om het project voor het verduurzamen definitief te starten, kan besloten worden om een extra bijeenkomst te organiseren om tot een beslissing te komen of het project wordt voortgezet of niet;

7. Groen MJOP:
de vastgestelde maatregelen met bijbehorende financiering worden verwerken in het huidige MJOP, hierdoor ontstaat een nieuw Groen MJOP. Het nieuwe Groene MJOP wordt in overleg met de VvE beheerder opgesteld;

De VvE moeten inzicht krijgen in de te nemen investeringen en wat deze aanvullende investeringen betekenen voor de servicekosten. Maar ook wat deze investeringen opleveren aan energiebesparing, wooncomfort en waardevermeerdering van de woning. Wanneer duidelijk is wat de financiële consequenties zijn kan tijdens de ALV door de aanwezige leden een gegronde beslissing nemen over het daadwerkelijk uitvoeren van het voorgestelde maatregelenpakket.

 

Fase 4 Aan- en uitvraag

De VvE heeft tijdens de ALV besloten om de vastgestelde maatregelen daadwerkelijk uit te gaan voeren, nu is het van belang dat gestart wordt met het aanvragen van subsidies en de financiering. Daarnaast dient er gestart te worden met het opstellen van een bestek en plan van eisen, zodat de uitvraag voor de te nemen maatregelen uitgevoerd kan worden. Het is van belang dat de basis voor de uitvraag en het plan van eisen goed gelegd wordt; dit is het fundament voor het op de juiste manier uitvoeren van de duurzame maatregelen.

Aan de hand van het maatregelenpakket is vastgesteld aan welke minimale voorwaarden alle maatregelen moeten voldoen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat bepaalde maatregelen aan additionele eisen moeten voldoen om in aanmerking te komen voor de beoogde subsidie. Om ervoor te zorgen dat de VvE aan de juiste voorwaarden voldoet, start Groen Nederland samen met de VvE dit proces.

1. Aanvraag:
Groen Nederland ondersteunt bij de aanvraag van subsidie voor de vastgestelde maatregelen. Daarnaast ondersteunt Groen Nederland de VvE bij de aanvraag van de financiering. Voor de aanvraag van subsidie en financiering moeten verschillende documenten aangeleverd worden. Deze documenten dienen aangeleverd te worden door de beheerder van de VvE;

2. Plan van eisen:
de beoogde besparingen en gewenste subsidies bepalen voor een groot deel aan welke minimale eisen de maatregelen moeten voldoen. Deze minimale eisen moeten verwerkt worden in een bestek en plan van eisen die gebruikt wordt voor de uiteindelijke uitvraag. Groen Nederland stelt samen met de VvE het definitieve bestek en plan van eisen opstellen voor de uitvraag;

3. Uitvraag:
op basis van het vastgestelde bestek en plan van eisen ondersteunt Groen Nederland de VvE bij de uitvraag van offertes voor de vastgestelde maatregelen. Groen Nederland zorgt ervoor dat de VvE op basis van de aangeleverde offertes een goede keuze kan maken voor een leverancier/aannemer, hierbij is het van belang dat de voorwaarden in de offertes gelijk zijn, zodat de VvE appels met appels kan vergelijken. Per maatregel worden altijd 3 offertes opgevraagd, de uiteindelijke keuze voor de leverancier/aannemer is altijd aan de VvE.

Het is van belang dat de VvE een goede start kan maken bij de aanvraag van de financiering en de aanvraag van subsidie. Daarnaast is het voor een goede uitvoer van alle maatregelen cruciaal dat de juiste voorwaarden en eisen opgenomen worden in het bestek en plan van eisen.

Door een goede samenwerking tussen de VvE, VvE beheerder en Groen Nederland wordt de financiering en het bestek/plan van eisen volledig uitgewerkt om de juiste uitvraag te kunnen doen bij de verschillende leveranciers en aannemers.

 

Fase 5 Begeleiding en controle

Op basis van de keuze voor de leveranciers/aannemers wordt gestart met het nemen van de vastgestelde maatregelen. Om ervoor te zorgen dat de maatregelen op de juiste manier uitgevoerd worden is het belangrijk dat de leveranciers en aannemers goed begeleid worden.

1. Begeleiding:
Groen Nederland ondersteunt de VvE bij de begeleiding van de leveranciers en aannemers die de maatregelen uitvoeren. In de begeleiding is het van belang dat rekening gehouden wordt met het beperken van de overlast voor bewoners en dat voldaan wordt aan de gestelde voorwaarden in het bestek en plan van eisen. Groen Nederland is voor de leveranciers en aannemers het eerste aanspreekpunt bij vragen;

2. Kwaliteitscontrole:
nadat de maatregelen zijn uitgevoerd door de leveranciers en aannemers wordt door Groen Nederland gecontroleerd of de maatregelen zijn afgerond conform de gestelde voorwaarden in het bestek en plan van eisen. Dit bepaalt de uiteindelijke verbetering van het complex en het wooncomfort voor de bewoners;

In deze fase is het van belang dat de uitvoerende partijen goed begeleid en ondersteund worden zodat de werkzaamheden voor de maatregelen zo goed mogelijk en correct worden uitgevoerd. De maatregelen moeten voldoen aan het vooraf vastgestelde bestek en plan van eisen.

 

 

Energielabel

Wanneer alle vastgestelde maatregelen uitgevoerd zijn kunnen alle woningen voorzien worden van een definitief energielabel. Voor het aanvragen van een energielabel zijn 2 mogelijkheden.

1. De bewoner kan via de website van de overheid www.energielabelvoorwoningen.nl een energielabel aanvragen. De eigenaar van de woning dient informatie aan te leveren over de genomen maatregelen. Vervolgens wordt de aanvraag door een EPA-adviseur beoordeeld en wordt een energielabel afgegeven voor de woning;

2. De EPA-adviseur kan per woning alle genomen maatregelen in kaart brengen, vervolgens wordt op basis hiervan een energielabel op maat opgesteld;

Bij de eerste optie dient de bewoner zelf informatie aan te leveren, bij de tweede optie worden alle werkzaamheden uit handen genomen door de EPA-adviseur.

 

Verder kijken? Van MeerJaren OnderhoudsPlan naar een MeerJaren DuurzaamheidsPlan College van Mich van Muijden: