Onoverzichtelijk en afwijkende stookkosten afrekeningen VvE’s

VvE Energie huizen zonnig

Veel VvE’s hebben collectieve verwarming (blokverwarming). Jaarlijks wordt er een afrekening verzorgd voor de individuele bewoners door meetbedrijven als ISTA, Ebatech en Techem. Wij hebben gemerkt dat deze afrekeningen vaak onoverzichtelijk zijn en vragen oproepen bij bewoners.

Zo kan het zijn dat voor een specifieke VvE het totale verbruik daalt, terwijl de totale kosten op de afrekening stijgen. Dergelijke afwijkingen vloeien voort uit (i) verschillen in de afrekenperiodes tussen de leverancier en meetbedrijf, (ii) het gebruik van ‘conventionele’ meters en (iii) de afrekenmethodiek die wordt voorgesteld door de meetbedrijven.

Ontzorging van VvE Beheerders

VvE Energie kan uw beheermaatschappij op dit gebied ontzorgen. Wij kunnen voor u:

  • de afrekening van het meetbedrijf controleren;
  • vermeende afwijkingen op een begrijpelijke manier uitleggen aan de bewoners;
  • conventionele meters verslimmen;
  • afrekenperiodes beter op elkaar laten afstemmen;
  • een minder complexe afrekenmethodiek inrichten.

Op deze manier kunnen wij proactief afwijkingen en eventuele vragen in de toekomst tot een minimum beperken. Dit scheelt zowel u als uw bewoners waardevolle tijd.

In deze blog geven wij drie voorbeelden weer van veel voorkomende problemen bij de realisatie van de stookkosten afrekening voor de VvE, inclusief een bijbehorende oplossing.

 

Voorbeeld 1: het gebruik van ‘conventionele’ gasmeters

Conventionele meters (standaard gasmeter) zijn meters die niet op afstand kunnen worden uitgelezen en jaarlijks moeten worden opgenomen door de gebruiker of meteropnemer.

Voor kleinzakelijke aansluitingen (< G40) is de klant zelf verantwoordelijk voor de opname en doorgave van de meterstand. Het meetbedrijf/netbeheerder is wettelijk verplicht om eens per 3 jaar de stand op te laten nemen door een meteropnemer. Daar deze gasmeter zich in de algemene ruimte bevindt en er vaak onduidelijkheid bestaat over de contactpersoon voor de specifieke aansluiting, zien wij dat in de praktijk de meterstand niet altijd (juist) wordt doorgegeven door de klant (VvE) zelf.

Voor grootzakelijke aansluitingen (≥ G40) is er doorgaans een meetcontract met een meetbedrijf. In het geval van ‘conventionele’ meters neemt een meteropnemer afhankelijk van het contract eens per maand of jaar de meterstand op. Bij jaaropname wordt de maand waarin deze opname plaatsvindt bepaald door het meetbedrijf.

In de praktijk zien wij vaak dat meterstanden niet jaarlijks worden opgenomen wat tot problemen kan leiden. Wanneer de meterstand niet wordt opgenomen, wordt deze geschat.

 

Probleem: een kleine VvE heeft een kleinzakelijke gasaansluiting ten behoeve van de blokverwarming. Na de relatief strenge winter van 2013 is de gasstand niet opgenomen. Hierdoor is de jaarnota van de leverancier voor 2013 tot stand gekomen op basis van een geschatte stand. De individuele afrekening door bijvoorbeeld Techem op basis van de individuele tussenmeters vindt plaats in januari 2014.

Na de milde winter van 2014 wordt wel een meterstand opgenomen en doorgegeven. Op basis hiervan wordt een jaarnota opgesteld door de leverancier en moet er fors worden bijbetaald, waarbij tevens het additionele verbruik over 2013 wordt afgerekend. Vervolgens stelt Techem de individuele afrekeningen op. Op de afrekening van de bewoners ziet men de totale kosten stijgen, terwijl het afgerekende verbruik daalt. Dit roept vragen op bij de bewoners.

 

Oplossing: het is mogelijk om gasaansluitingen te ‘verslimmen.’ Hierdoor kunnen meterstanden op afstand worden uitgelezen op het moment dat dit nodig is. Hierdoor wordt altijd het reële verbruik, over de juiste periode afgerekend.

 

Voorbeeld 2: verschillen in de afrekenperiodes tussen de leverancier en meetbedrijven

Bij het doorbelasten van de stookkosten zijn er twee partijen die een afrekening opstellen: de energieleverancier en het meetbedrijf, bijvoorbeeld Ebatech. In de praktijk zien wij dat deze afrekenperiodes vaak niet hetzelfde zijn.

Als gevolg hiervan komen de afgerekende verbruiken niet één-op-één overeen wat tot vragen kan leiden van bewoners.

 

Probleem: bij de afrekening van de stookkosten voor een kleinzakelijke VvE zijn de volgende partijen betrokken:

1. Energieleverancier. De energieleverancier levert het gas en rekent af middels één jaarnota per jaar met afrekenperiode: 1 oktober tot 1 oktober van ieder boekjaar.
2. Meetbedrijf. Het meetbedrijf registreert de meterstanden van de tussenmeters, stelt een kostenverdeling op en maakt eens per jaar de individuele afrekeningen met afrekenperiode: 1 januari tot 1 januari van ieder boekjaar.
De beheerder geeft de totale kosten voor boekjaar 2014 op aan Ebatech in januari 2015 middels een  ‘kosten opgaveformulier.’ In deze totale kostenpost zit de jaarnota voor leveringsperiode: 1 oktober 2013 t/m 30 september 2014, plus de voorschotbedragen voor de maanden oktober t/m december 2014.

Ebatech stelt een kostenverdeling van deze totale kostenpost op aan de hand van het individuele verbruik dat zij registreert over de leveringsperiode: 1 januari 2014 t/m 31 december 2015. Tussen het afgerekende verbruik bij de energieleverancier en het geregistreerde verbruik door Ebatech zit een afwijking. Hoe groter het verschil tussen de afrekenperiodes, des te groter is de potentiele afwijking.

 

Oplossing: zorg ervoor dat beide afrekenperiodes hetzelfde zijn. Met de leverancier kunnen afspraken worden gemaakt over de maand waarin de jaarnota moet worden opgesteld. Indien er sprake is van een meetcontract (grootzakelijk) dan kan men ook met het meetbedrijf afspreken er dat in een bepaalde maand de meterstanden door hen worden opgenomen.

 

Voorbeeld 3: de afrekenmethodiek

Bij het invullen van het ‘Opgave kostenformulier’ ten behoeve van de doorbelasting van de stookkosten, hanteren beheerders doorgaans de grootboekrekening methodiek. Kosten worden op basis van factuurdatum ingeboekt.

Helaas kan deze methode ervoor zorgen dat kosten worden afgerekend in een andere periode, dan waarin het verbruik daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

 

Probleem: een jaarnota over 2014 van een energieleverancier loopt vertraging op en wordt pas in juni 2015 verstuurd. Op basis van de grootboekrekening methodiek wordt bij het ‘opgave kostenformulier’ voor 2014 enkel alle betaalde voorschotbedragen opgeteld om tot de totale kostenpost te komen. De jaarnota wordt toegekend aan het ‘kosten opgaveformulier’ voor 2015.

De energiekosten die over 2014 worden verrekend door het meetbedrijf (bijvoorbeeld ISTA) zijn niet de reële kosten. Eventuele bijbetalingen of terug stortingen worden pas verrekend in 2015, wat een vertekend beeld geeft.

 

Oplossing: schuif niet met de toekenning van posten, maar gebruik simpelweg de reële totaalsom van de jaarrekening van de leverancier als totale kostenpost voor het ‘opgave kostenformulier.’ Op die manier worden de kosten altijd toegekend aan de periode waarin het verbruik ook heeft plaatsgevonden.

 

Wilt u meer weten over onze dienstverlening, neem dan vrijblijvend contact met ons op: bel 030-3031714 of stuur een mail naar: info@vveenergie.nl.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *