SEO-titel: Ondersteuning na afsluiten energiecontract VvE
Slug: /kennisbank/ondersteuning-na-afsluiten-energiecontract-vve/
Meta description: Welke ondersteuning krijgt een VvE na het afsluiten van een energiecontract? Lees over factuurcontrole, leverancierscontact en contractbewaking.

Welke ondersteuning krijgt een VvE na het afsluiten van een energiecontract?

Na het afsluiten van een energiecontract kan een VvE ondersteuning krijgen bij de overstap, controle van de eerste energienota, meterstanden, voorschotten, factuurvragen en contact met de energieleverancier. Een energiebeheerder kan daarnaast het verbruik volgen en de einddatum van het contract bewaken.

Welke ondersteuning precies wordt geleverd, verschilt per aanbieder. Spreek daarom vóór het afsluiten af welke werkzaamheden bij de dienstverlening horen, wie het aanspreekpunt is en voor welke aanvullende werkzaamheden kosten gelden.

Waarom blijft ondersteuning nodig?

Het ondertekenen van het contract is niet het einde van het inkooptraject. Tijdens de implementatie en looptijd kunnen problemen ontstaan met:

de ingangsdatum;
aansluitingen die ontbreken;
verkeerde meterstanden;
afwijkende leveringstarieven;
te hoge of te lage voorschotten;
onjuiste vaste kosten;
teruglevering van zonne-energie;
meetdiensten;
wijzigingen aan het gebouw;
jaar- en eindafrekeningen.

Zonder controle kunnen fouten maandenlang onopgemerkt blijven. Een goede energiepartner blijft daarom ook na het afsluiten betrokken.

Ondersteuning bij de overstap

Wanneer de VvE van energieleverancier wisselt, moet het nieuwe contract correct aansluiten op het bestaande contract.

Een energiebeheerder kan controleren:

of de juiste VvE als contracthouder staat vermeld;
of alle EAN-nummers zijn meegenomen;
of de ingangsdatum klopt;
of het oude contract correct eindigt;
of meterstanden tijdig worden doorgegeven;
of het afgesproken tarief is geregistreerd;
of de voorschotten logisch zijn vastgesteld;
of er geen aansluiting tussen de oude en nieuwe leverancier verloren gaat.

Bij meerdere aansluitingen is het belangrijk om de overstap per aansluiting te volgen.

Controle van de contractbevestiging

De contractbevestiging moet overeenkomen met het geaccepteerde aanbod. Controleer minimaal:

de leverancier;
de contracthouder;
het aansluitadres;
de EAN-nummers;
de contractduur;
de begin- en einddatum;
de tarieven voor elektriciteit en gas;
de vaste leveringskosten;
terugleververgoedingen en eventuele kosten;
opzegvoorwaarden;
afgesproken dienstverlening.

Afwijkingen kunnen het beste direct schriftelijk aan de leverancier worden gemeld.

Controle van de eerste energienota

De eerste nota is een belangrijk controlemoment. Daarop wordt zichtbaar of het nieuwe contract administratief juist is verwerkt.

Een energiebeheerder kan nagaan of:

de afgesproken tarieven worden toegepast;
de juiste aansluitingen zijn opgenomen;
de vaste kosten overeenkomen met het aanbod;
het voorschot past bij het verwachte verbruik;
belastingen en netbeheerkosten logisch zijn verwerkt;
de vergoeding van een eventuele tussenpersoon klopt;
teruglevering correct is geregistreerd.

Een fout op de eerste nota werkt mogelijk door in alle volgende facturen. Vroege controle voorkomt dat een correctie later over een lange periode moet worden uitgevoerd.

Ondersteuning bij meterstanden

Bij het begin en einde van een contract kunnen meterstanden bepalend zijn voor de afrekening tussen de oude en nieuwe leverancier.

Ondersteuning kan bestaan uit:

instructies voor het opnemen van meterstanden;
controleren van meternummers;
vergelijken met slimme-metergegevens;
bewaren van foto’s als bewijs;
corrigeren van geschatte standen;
contact met het meetbedrijf of de netbeheerder.

Bij grootverbruik kunnen meetgegevens via een afzonderlijk meetbedrijf lopen. Dan moet ook worden gecontroleerd of het meetdienstencontract correct aansluit.

Controle en aanpassing van voorschotten

Een leverancier bepaalt het voorschot meestal op basis van verwacht verbruik en tarieven. Bij VvE’s kan dit bedrag afwijken wanneer:

het historische verbruik niet representatief is;
het contract meerdere aansluitingen omvat;
zonnepanelen zijn geplaatst;
laadpalen worden toegevoegd;
de verwarmingsinstallatie verandert;
blokverwarming sterk weersafhankelijk is.

Een energiepartner kan beoordelen of het voorschot realistisch is en zo nodig een aanpassing bij de leverancier aanvragen.

Een laag voorschot betekent niet automatisch lage energiekosten. Uiteindelijk wordt het werkelijke verbruik via de jaarafrekening afgerekend.

Ondersteuning bij factuurvragen

Tijdens de contractperiode kunnen vragen ontstaan over:

onverwachte prijsverschillen;
ontbrekende voorschotten;
dubbele vaste kosten;
een onjuiste factuurperiode;
afwijkende meterstanden;
energiebelasting;
netbeheer- en aansluitkosten;
meetdiensten;
teruglevering;
correctienota’s.

De energiebeheerder kan de nota analyseren, de afwijking onderbouwen en namens of samen met de VvE contact opnemen met de verantwoordelijke partij.

Contact met leverancier, netbeheerder en meetbedrijf

Bij een energievraag zijn soms verschillende organisaties betrokken:

Onderwerp	Mogelijk verantwoordelijke partij
Leveringstarief	Energieleverancier
Voorschot en leveringsnota	Energieleverancier
Elektriciteits- of gasaansluiting	Netbeheerder
Netbeheerkosten	Netbeheerder
Meter bij kleinverbruik	Meestal netbeheerder
Meetdiensten bij grootverbruik	Meetbedrijf
Energiebelasting op de nota	Energieleverancier en eventueel Belastingdienst
Teruglevering	Energieleverancier en netbeheerder

Een energiebeheerder helpt vaststellen bij welke partij de vraag moet worden neergelegd. Dat voorkomt dat het bestuur steeds wordt doorverwezen.

Monitoring van verbruik en kosten

Afhankelijk van de dienstverlening kan de energiepartner het verbruik periodiek volgen.

Daarbij kan worden gelet op:

grote afwijkingen ten opzichte van eerdere jaren;
onverwachte verbruikspieken;
veranderingen na verduurzaming;
het effect van laadvoorzieningen;
afwijkend gasverbruik bij blokverwarming;
verschillen tussen begroting en werkelijke kosten.

Monitoring maakt niet alleen fouten zichtbaar, maar helpt de VvE ook bij het opstellen van de energiebegroting.

Begeleiding bij veranderingen aan het gebouw

Een lopend energiecontract kan minder goed gaan passen wanneer de VvE investeert in:

zonnepanelen;
laadpalen;
warmtepompen;
isolatie;
ledverlichting;
batterijen;
nieuwe lift- of ventilatie-installaties.

Een energiepartner kan beoordelen wat deze veranderingen betekenen voor:

het verwachte verbruik;
het contractvolume;
de aansluitcapaciteit;
de piekbelasting;
teruglevering;
de volgende inkoopronde.

Meld geplande veranderingen daarom niet pas bij het aflopen van het contract.

Controle van de jaarafrekening

De jaarafrekening wordt gecontroleerd op:

begin- en eindstanden;
totaalverbruik;
contracttarieven;
vaste kosten;
betaalde voorschotten;
energiebelasting;
teruglevering;
het uiteindelijke saldo.

Bij een groot verschil tussen het verwachte en werkelijke bedrag moet worden onderzocht of het verbruik is veranderd of dat sprake is van een administratieve fout.

Bewaking van de einddatum

Een goede energiepartner registreert de einddatum en begint ruim vóór afloop met de voorbereiding van het volgende contract.

Daardoor ontstaat tijd om:

Het huidige contract te evalueren.
Het toekomstige verbruik te bepalen.
De bestaande leverancier om een voorstel te vragen.
Alternatieve aanbiedingen op te halen.
Een besluit binnen de VvE voor te bereiden.
Het nieuwe contract zonder onderbreking te laten aansluiten.

Contractbewaking voorkomt dat de VvE pas actie onderneemt wanneer de einddatum al dichtbij is.

Wat is niet automatisch inbegrepen?

Vraag vooraf of aanvullende kosten gelden voor:

uitgebreide verbruiksanalyses;
bezwaar tegen energienota’s;
juridische geschillen;
teruggaaf van energiebelasting;
onderzoek naar aansluitcapaciteit;
vergelijking van meetbedrijven;
technisch verduurzamingsadvies;
begeleiding van laadpalen of zonnepanelen;
rapportages op maat.

De term ‘doorlopende ondersteuning’ zegt weinig wanneer niet concreet is vastgelegd welke werkzaamheden daaronder vallen.

Praktijkvoorbeeld

Een VvE sluit een nieuw elektriciteitscontract af voor de algemene ruimtes, parkeergarage en liften. Op de eerste nota blijkt één aansluiting tegen een ander tarief te zijn verwerkt. Ook is het voorschot gebaseerd op verouderd verbruik.

De energiebeheerder vergelijkt de nota met het geaccepteerde aanbod, vraagt een correctie aan en laat het voorschot opnieuw berekenen. Vervolgens worden de drie aansluitingen opgenomen in de contractkalender.

Hierdoor hoeft het bestuur niet zelf uit te zoeken welke partij verantwoordelijk is en wordt voorkomen dat de fout gedurende de hele looptijd blijft bestaan.

Veelgestelde vragen

Controleert iedere energieadviseur automatisch de eerste nota?

Nee. Vraag vóór het afsluiten of implementatie- en factuurcontrole bij de dienstverlening zijn inbegrepen.

Blijft de energieleverancier het officiële aanspreekpunt?

De leverancier blijft verantwoordelijk voor het contract en de leveringsnota’s. Een energiebeheerder kan de communicatie namens of samen met de VvE begeleiden.

Kan ondersteuning ook zonder overstap?

Ja. Een energiepartner kan ook een bestaand contract beheren en controleren.

Wordt het energieverbruik automatisch gevolgd?

Dat hangt af van de beschikbare meetgegevens en de afgesproken dienstverlening. Bij sommige contracten wordt alleen bij afwijkingen of op verzoek gecontroleerd.

Wat gebeurt er wanneer een nota niet klopt?

De afwijking wordt onderzocht en onderbouwd bij de leverancier, netbeheerder of het meetbedrijf gemeld. De verantwoordelijke partij moet een eventuele correctie uitvoeren.

Laat de energienota tijdens de looptijd controleren

Wilt u weten of het afgesloten energiecontract correct wordt uitgevoerd? Begin dan met een controle van de actuele energienota. Daarmee worden de toegepaste tarieven, voorschotten, aansluitingen en vaste kosten zichtbaar. Upload de meest recente energienota. VvE Energie controleert de belangrijkste onderdelen en brengt eventuele afwijkingen en vervolgstappen in kaart.

Ontdek hoeveel uw VvE kan besparen

Wilt u direct inzicht in de mogelijke besparing op energie, aansluitkosten en meetdiensten? Doe de gratis en vrijblijvende VvE Energiescan. Upload één of meerdere recente energienota’s en ontvang binnen twee werkdagen een advies op maat.

Blog