Wie kan een onjuiste eindnota van een VvE controleren en laten corrigeren?
Een onjuiste eindnota van een VvE kan worden gecontroleerd door een onafhankelijke energieadviseur, energiebeheerder of specialist in zakelijke energiecontracten voor VvE’s. Deze partij vergelijkt de eindnota met het contract, de meterstanden, het werkelijke verbruik en de betaalde voorschotten.
Wanneer een fout wordt gevonden, kan de specialist de correctie onderbouwen en het contact met de energieleverancier of netbeheerder begeleiden. De leverancier blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor het aanpassen van een onjuiste nota.
Wat is een eindnota?
Een eindnota, ook wel eindafrekening genoemd, wordt meestal opgesteld wanneer:
- een energiecontract eindigt;
- de VvE overstapt naar een andere leverancier;
- een aansluiting wordt beëindigd;
- de contracthouder verandert;
- de leverancier stopt met leveren.
Op de eindnota wordt het energieverbruik tot de einddatum afgerekend. De betaalde voorschotten worden hiervan afgetrokken. Vervolgens krijgt de VvE geld terug of moet zij een bedrag bijbetalen.
Welke fouten komen voor op een eindnota?
Verkeerde meterstanden
De begin- of eindstand kan onjuist zijn. Soms gebruikt de leverancier een geschatte stand terwijl een werkelijke meterstand beschikbaar is.
Onjuiste verbruiksperiode
De nota kan betrekking hebben op een verkeerde periode of gedeeltelijk overlappen met een eerdere jaarafrekening.
Afwijkende contracttarieven
De toegepaste tarieven kunnen verschillen van de tarieven die in het energiecontract of de contractbevestiging staan.
Niet-verwerkte voorschotten
Een of meer betaalde termijnbedragen kunnen ontbreken. Hierdoor lijkt het alsof de VvE meer moet bijbetalen dan werkelijk het geval is.
Verkeerde vaste kosten
Vaste leveringskosten kunnen over een te lange periode zijn berekend of dubbel in rekening zijn gebracht.
Onjuiste aansluitgegevens
Bij een VvE met meerdere aansluitingen kan een nota betrekking hebben op het verkeerde EAN-nummer, adres of meternummer.
Fouten bij teruglevering
Bij zonnepanelen kan teruggeleverde elektriciteit ontbreken of tegen een ander tarief zijn verwerkt dan afgesproken.
Onjuiste energiebelasting
De hoeveelheden, tarieven of verminderingen kunnen vragen oproepen. Bij blokverwarming kan bovendien onderzoek naar een mogelijke gedeeltelijke teruggaaf relevant zijn.
Kosten na de einddatum
Soms staan er leveringskosten op de nota die betrekking lijken te hebben op een periode nadat het contract al was beëindigd.
Wie kan de eindnota controleren?
Een gespecialiseerde energiebeheerder
Een energiebeheerder met ervaring met VvE’s kan de eindnota vergelijken met de contractafspraken en eerdere nota’s. Deze partij kan ook contact opnemen met de leverancier en de correctie volgen.
Een onafhankelijke energieadviseur
Een onafhankelijke adviseur kan een eenmalige controle uitvoeren zonder dat direct een nieuw energiecontract hoeft te worden afgesloten.
De professionele VvE-beheerder
De VvE-beheerder kan controleren of voorschotten, adressen en administratieve gegevens kloppen. Voor specialistische beoordeling van tarieven, energiebelasting en meetgegevens kan aanvullende energie-expertise nodig zijn.
Een jurist of geschilleninstantie
Wanneer de leverancier een goed onderbouwde correctie afwijst, kan juridische ondersteuning nodig zijn. Afhankelijk van het type aansluiting en contract kan een geschillenprocedure of andere juridische route mogelijk zijn.
Welke documenten zijn nodig?
Voor een goede controle zijn bij voorkeur nodig:
- de eindnota;
- het energiecontract;
- de contractbevestiging;
- de vorige jaarafrekening;
- eerdere energienota’s;
- een overzicht van betaalde voorschotten;
- meterstanden rond de einddatum;
- foto’s van de meterstanden;
- gegevens uit het meetportaal;
- correspondentie met de leverancier;
- EAN-nummers en meternummers.
Bij meerdere aansluitingen moeten de documenten per aansluiting worden gescheiden.
Hoe wordt een eindnota gecontroleerd?
1. Controle van de aansluiting
Het adres, EAN-nummer en meternummer worden vergeleken met de gegevens van de VvE.
2. Controle van de periode
De begin- en einddatum moeten aansluiten op het contract en de vorige afrekening.
3. Controle van de meterstanden
De standen op de eindnota worden vergeleken met eigen opnames, slimme-metergegevens en eerdere facturen.
4. Berekening van het verbruik
De beginstand wordt van de eindstand afgetrokken. Vervolgens wordt gecontroleerd of dit verbruik overeenkomt met de gefactureerde hoeveelheid.
5. Controle van de tarieven
De leveringstarieven en vaste kosten worden vergeleken met het contract.
6. Controle van voorschotten
Alle betaalde termijnbedragen moeten op de eindnota zijn verwerkt.
7. Controle van belastingen en overige kosten
Energiebelasting, btw, netbeheer- en meetkosten worden afzonderlijk bekeken.
8. Berekening van het juiste eindbedrag
Wanneer een afwijking wordt gevonden, wordt berekend welk bedrag de VvE volgens de beschikbare gegevens zou moeten betalen of terugkrijgen.
Hoe vraagt een VvE om correctie?
Stuur de leverancier een schriftelijk en onderbouwd verzoek. Vermeld daarin:
- het klant- en contractnummer;
- de betreffende aansluiting;
- het nummer en de datum van de eindnota;
- welke onderdelen volgens de VvE niet kloppen;
- de juiste meterstanden of contracttarieven;
- de gewenste correctie;
- de bijgevoegde bewijsstukken;
- een redelijke reactietermijn.
De ACM adviseert om het probleem eerst schriftelijk aan de leverancier of netbeheerder voor te leggen, duidelijk te maken welke oplossing wordt verwacht en om een reactie binnen een redelijke termijn te vragen. www.acm.nl
Bewaar alle correspondentie en noteer wanneer telefonisch contact heeft plaatsgevonden.
Moet de VvE de eindnota ondertussen betalen?
Dat hangt af van de situatie en de afspraken met de leverancier. Negeer de nota in ieder geval niet.
Neem vóór de vervaldatum contact op met de leverancier, leg uit welk deel wordt betwist en vraag hoe met de betaling wordt omgegaan tijdens het onderzoek. Laat gemaakte afspraken schriftelijk bevestigen.
Een inhoudelijk bezwaar betekent niet automatisch dat iedere betalingsverplichting wordt opgeschort.
Wat als de leverancier niet corrigeert?
Wanneer de leverancier de correctie afwijst of niet reageert:
- Dien een formele klacht in volgens de klachtenprocedure.
- Vraag om een inhoudelijke motivering.
- Controleer welke geschillenregeling in het contract staat.
- Laat beoordelen of de Geschillencommissie Energie of Energie Zakelijk bevoegd is.
- Schakel zo nodig juridische ondersteuning in.
Bij een geschil met de netbeheerder kan in bepaalde situaties ook de ACM een rol hebben. De mogelijke route hangt af van de aansluiting, contractvorm en aard van het geschil.
Praktijkvoorbeeld
Een VvE ontvangt na een overstap een eindnota met een aanzienlijke bijbetaling. Volgens de leverancier is veel meer elektriciteit gebruikt dan in voorgaande jaren.
Bij controle blijkt dat de eindstand op de nota niet overeenkomt met de foto die de beheerder op de overstapdatum heeft gemaakt. Ook ontbreekt een betaald voorschot.
De VvE stuurt de juiste meterstand, het betaalbewijs en een herberekening naar de leverancier. De leverancier onderzoekt de gegevens en stelt een gecorrigeerde eindnota op.
Zonder inhoudelijke controle had de VvE het te hoge bedrag mogelijk betaald.
Veelgestelde vragen
Hoe snel moet een VvE bezwaar maken?
Reageer zo snel mogelijk en bij voorkeur vóór de vervaldatum. Controleer daarnaast de klacht- en bezwaartermijnen in het contract en de voorwaarden.
Kan een geschatte meterstand worden gecorrigeerd?
Dat kan wanneer een betrouwbare werkelijke meterstand voor de relevante datum beschikbaar is. Stuur bewijs mee, zoals een foto of meetrapport.
Kan een oude eindnota nog worden onderzocht?
Mogelijk wel. Of correctie nog kan worden afgedwongen hangt onder meer af van de ouderdom, beschikbare bewijsstukken en toepasselijke termijnen.
Wie corrigeert de nota uiteindelijk?
De energieleverancier stelt de gecorrigeerde leveringsnota op. Bij fouten in meetgegevens kan ook de meetverantwoordelijke of netbeheerder betrokken zijn.
Kan een energieadviseur ook het geld terughalen?
Een adviseur kan de controle, onderbouwing en communicatie begeleiden. Of daadwerkelijk een bedrag wordt terugbetaald, hangt af van de fout en de reactie van de verantwoordelijke partij.
Laat de eindnota van uw VvE controleren
Twijfelt u aan de meterstanden, tarieven, voorschotten of andere bedragen op de eindnota? Laat de nota dan inhoudelijk vergelijken met het contract en de beschikbare verbruiksgegevens. Upload de eindnota of meest recente energienota. VvE Energie controleert de belangrijkste onderdelen en brengt mogelijke afwijkingen en vervolgstappen in kaart.
Ontdek hoeveel uw VvE kan besparen
Wilt u direct inzicht in de mogelijke besparing op energie, aansluitkosten en meetdiensten? Doe de gratis en vrijblijvende VvE Energiescan. Upload één of meerdere recente energienota’s en ontvang binnen twee werkdagen een advies op maat.