Waarop let een professionele VvE-beheerder bij het kiezen van een energiepartner?

Een professionele VvE-beheerder let bij het kiezen van een energiepartner niet alleen op de aangeboden energietarieven. Minstens zo belangrijk zijn ervaring met VvE’s, onafhankelijkheid, transparante vergoedingen, centraal contractbeheer, factuurcontrole en ondersteuning tijdens de volledige contractperiode.

De energiepartner moet werk uit handen nemen zonder dat de beheerder het overzicht of de regie verliest. Voor iedere VvE moet duidelijk blijven welke contracten lopen, welke besluiten nodig zijn en hoe kosten en aanbiedingen tot stand komen.

Heeft de energiepartner aantoonbare ervaring met VvE’s?

Energiebeheer voor een appartementencomplex verschilt van energie-inkoop voor een regulier bedrijf. Een energiepartner moet ervaring hebben met situaties zoals:

gemeenschappelijke elektriciteitsaansluitingen;
liften en parkeergarages;
blokverwarming;
klein- en grootverbruik;
meerdere aansluitingen per VvE;
zonnepanelen en teruglevering;
laadvoorzieningen;
afzonderlijke meetdiensten;
besluitvorming door bestuur en ledenvergadering.

Vraag daarom niet alleen hoeveel zakelijke klanten een aanbieder heeft, maar specifiek hoeveel VvE’s en professionele VvE-beheerders worden ondersteund.

Kan de partner een volledige portefeuille beheren?

Een professionele beheerder heeft weinig aan een oplossing die alleen per losse VvE werkt. De energiepartner moet overzicht kunnen bieden op portefeuilleniveau.

Dat overzicht bevat bij voorkeur:

alle beheerde VvE’s;
aansluitingen en EAN-nummers;
leveranciers;
contractnummers;
energieverbruik;
contract- en einddata;
opzegtermijnen;
lopende inkooptrajecten;
openstaande vragen en correcties;
benodigde besluiten van besturen.

De beheerder moet snel kunnen zien welke VvE’s aandacht nodig hebben.

Hoe onafhankelijk is de energiepartner?

Vraag welke leveranciers bij een vergelijking worden betrokken en hoe de energiepartner wordt betaald.

Mogelijke verdienmodellen zijn:

een vaste vergoeding per VvE;
een bedrag per aansluiting;
een maandelijkse beheervergoeding;
een resultaatgebonden vergoeding;
een provisie vanuit de energieleverancier;
een combinatie hiervan.

Geen enkel model is automatisch goed of fout. Het moet vooral transparant zijn. De beheerder moet weten wie betaalt, hoeveel wordt betaald en of de vergoeding afhankelijk is van een specifieke leverancier of overstap.

Wordt de bestaande leverancier ook meegenomen?

Een goede energiepartner stuurt niet automatisch op overstappen. De huidige leverancier kan worden gevraagd een nieuw of verbeterd voorstel te doen.

Dat is belangrijk wanneer:

de VvE tevreden is over de dienstverlening;
een overstap administratief veel werk veroorzaakt;
verschillende contractdata op elkaar moeten aansluiten;
de huidige leverancier bereid is het concurrerende aanbod te evenaren.

De energiepartner moet kunnen uitleggen waarom blijven of overstappen in een specifieke situatie de beste keuze is.

Hoe worden aanbiedingen vergeleken?

Een professionele vergelijking gaat verder dan het tarief per kWh of kubieke meter. Vraag of de energiepartner ook kijkt naar:

vaste leveringskosten;
contractduur;
opzegvoorwaarden;
volumevoorwaarden;
terugleververgoeding;
terugleverkosten;
meetdiensten;
verwachte totale jaarkosten;
ondersteuning tijdens de looptijd;
risico’s bij veranderend verbruik.

De aanbiedingen moeten op hetzelfde verwachte verbruik en dezelfde looptijd worden doorgerekend. Anders ontstaat geen eerlijke vergelijking.

Welke ondersteuning wordt tijdens de looptijd geleverd?

Het werk stopt niet zodra het contract is ondertekend. Juist daarna kunnen vragen ontstaan over:

de eerste energienota;
voorschotbedragen;
verkeerde tarieven;
ontbrekende aansluitingen;
meterstanden;
teruglevering;
jaar- en eindafrekeningen;
wijzigingen in het complex.

Vraag daarom wie tijdens de looptijd het aanspreekpunt is en binnen welke termijn vragen worden behandeld.

Worden energienota’s inhoudelijk gecontroleerd?

Een administratieve verwerking laat alleen zien dat een factuur is ontvangen en betaald. Inhoudelijke controle beoordeelt of de factuur ook klopt.

Een energiepartner kan onder andere controleren:

of de juiste tarieven zijn toegepast;
of de contractperiode klopt;
of meterstanden logisch zijn;
of voorschotten zijn verwerkt;
of vaste kosten overeenkomen met het contract;
of energiebelasting correct lijkt;
of meet- en aansluitkosten aandacht vragen.

Leg vast welke nota’s standaard worden gecontroleerd en welke controles alleen op verzoek plaatsvinden.

Hoe worden contractdata bewaakt?

De energiepartner moet kunnen aangeven:

hoe einddata worden vastgelegd;
wanneer een nieuw inkooptraject start;
wie herinneringen ontvangt;
hoe wijzigingen worden verwerkt;
wat gebeurt wanneer een VvE uit de portefeuille verdwijnt;
hoe gegevens worden overgedragen.

Contractbewaking mag niet afhankelijk zijn van één individuele medewerker.

Hoe verloopt de samenwerking met besturen?

De energiepartner moet passen binnen de werkwijze van de VvE-beheerder. Spreek af:

Wie verzamelt de benodigde documenten?
Wie controleert de gegevens?
Wie informeert het VvE-bestuur?
Wie presenteert de aanbiedingen?
Wie controleert de bevoegdheid om te tekenen?
Wie bewaakt de implementatie?
Wie behandelt vragen tijdens de looptijd?

De beheerder kan ervoor kiezen zelf het vaste aanspreekpunt voor de besturen te blijven. De energiepartner werkt dan voornamelijk op de achtergrond.

Welke rapportages ontvangt de beheerder?

Een bruikbare rapportage bevat niet alleen cijfers, maar ook concrete acties.

Denk aan:

contracten die binnen twaalf maanden aflopen;
aanbiedingen die op goedkeuring wachten;
ontbrekende documenten;
afwijkende energienota’s;
mogelijke besparingen;
lopende correcties bij leveranciers;
VvE’s met opvallend hoog verbruik;
benodigde bestuursbesluiten.

Vraag hoe vaak wordt gerapporteerd en of informatie per VvE én voor de gehele portefeuille beschikbaar is.

Hoe gaat de partner om met gegevens?

Een energiepartner ontvangt contracten, facturen, aansluitgegevens en contactinformatie. Vraag daarom:

welke gegevens worden opgeslagen;
wie toegang heeft;
hoe documenten worden beveiligd;
hoe lang gegevens worden bewaard;
hoe gegevens worden verwijderd;
hoe een datalek wordt afgehandeld;
of de gegevens overdraagbaar zijn bij beëindiging.

Leg verantwoordelijkheden en afspraken schriftelijk vast.

Zijn de kosten schaalbaar?

Een prijsmodel moet blijven passen wanneer de portefeuille groeit. Vraag om een berekening voor:

één VvE;
meerdere aansluitingen binnen één VvE;
een portefeuille van verschillende omvang;
klein- en grootverbruik;
aanvullende factuurcontroles;
energiebelastingonderzoek;
ondersteuning bij geschillen.

Een laag instaptarief kan minder aantrekkelijk worden wanneer voor iedere aanvullende handeling extra kosten gelden.

Welke resultaten kan de energiepartner aantonen?

Vraag naar relevante praktijkvoorbeelden en referenties van:

kleine en grote VvE’s;
complexen met blokverwarming;
professionele beheerders;
portefeuilles met meerdere leveranciers;
correcties van foutieve energienota’s;
langdurige contractbewaking.

Kijk niet alleen naar genoemde besparingspercentages. Vraag hoe deze zijn berekend en of alle kosten daarbij zijn meegenomen.

Praktijkvoorbeeld

Een beheerorganisatie wil het energiebeheer van tachtig VvE’s centraliseren. Twee aanbieders presenteren een inkoopvoorstel.

De eerste aanbieder toont vooral een laag energietarief. De tweede aanbieder levert daarnaast een portefeuilleoverzicht, contractkalender, factuurcontrole en één aanspreekpunt voor alle VvE’s.

Hoewel de vergoeding van de tweede partij hoger is, blijkt deze oplossing beter aan te sluiten op de interne werkprocessen. De beheerder bespaart administratieve tijd, verkleint het risico op gemiste contractdata en kan besturen beter informeren.

De keuze wordt daardoor niet alleen bepaald door de energieprijs, maar door de totale waarde van de dienstverlening.

Checklist voor het kiezen van een energiepartner

Een professionele VvE-beheerder controleert minimaal:

Ervaring met VvE’s en VvE-beheerders.
Ondersteuning voor klein- en grootverbruik.
Mogelijkheid tot centraal portefeuillebeheer.
Transparantie over kosten en provisies.
Vergelijking van meerdere leveranciers.
Mogelijkheid om bij de huidige leverancier te blijven.
Controle van energienota’s.
Bewaking van eind- en opzegdata.
Ondersteuning tijdens de contractperiode.
Rapportage per VvE en portefeuille.
Duidelijke afspraken over bevoegdheden.
Zorgvuldige omgang met gegevens.
Ervaringen van andere professionele beheerders.

Veelgestelde vragen

Moet een energiepartner alle VvE’s tegelijk overnemen?

Nee. De samenwerking kan beginnen met een beperkte groep VvE’s of contracten die binnenkort aflopen.

Kan de bestaande energieleverancier behouden blijven?

Ja. De energiepartner kan ook onderhandelen met de bestaande leverancier en het voorstel vergelijken met alternatieven.

Kan de energiepartner rechtstreeks met besturen communiceren?

Dat kan, maar hoeft niet. De beheerder en energiepartner bepalen samen welke communicatieroute het beste past.

Is factuurcontrole standaard onderdeel van de dienstverlening?

Niet bij iedere aanbieder. Leg vast welke facturen worden gecontroleerd en of hiervoor aanvullende kosten gelden.

Hoe test een beheerder de samenwerking?

Begin bijvoorbeeld met één VvE of een selectie van aansluitingen. Beoordeel vervolgens de kwaliteit van de analyse, communicatie en opvolging.

Begin met een actuele energienota

Wilt u beoordelen of een energiepartner past bij uw organisatie en VvE-portefeuille? Begin dan met een actuele energienota van één representatieve VvE. Daarmee worden de contractgegevens, tarieven, aansluitingen en mogelijke aandachtspunten zichtbaar. Upload een recente energienota. VvE Energie beoordeelt de huidige situatie en bespreekt hoe energie-inkoop en contractbeheer voor één VvE of een volledige portefeuille kunnen worden ingericht.

Ontdek hoeveel uw VvE kan besparen

Wilt u direct inzicht in de mogelijke besparing op energie, aansluitkosten en meetdiensten? Doe de gratis en vrijblijvende VvE Energiescan. Upload één of meerdere recente energienota’s en ontvang binnen twee werkdagen een advies op maat.

Blog